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H I N W E I S E T E L E F A X U N D E - M A I L
Kurz gesagt: Wir weisen auf die Risiken der E-Mail-Nutzung hin und bitten darum, wirklich vertrauliche oder wirklich wichtige Inhalte per Fax zu senden oder per Telefon zu übermitteln oder per Dokumentenpost zustellen zu lassen. Speziell der Versand von E-Mail von und nach Russland weist aufgrund der vielfältigen Filterungen, Schutzeinrichtungen und natürlicher Verluste heute einen Verlustrate im Prozentbereich (mehr als 1 von 100) auf. Wie hoch der Anteil mitgelesener oder zumindest kopierter E-Mail ist, wagen wir nicht zu schätzen.
Wir nutzen E-Mail und wollen Sie nicht davon abhalten, dies auch im Verkehr mit Russland zu tun. Es funktioniert.
Aber verlassen Sie sich bitte nicht allzu sehr darauf, daß es wirklich fehlerfrei funktioniert oder wirklich unkopiert und ungelesen von Dritten bleibt. Das tut es nicht. Nicht innerhalb Deutschlands und schon garnicht im Verkehr mit Russland oder China oder den USA oder ... da brauchen Sie garnicht an staatliche Dienste zu denken, jeder private Server kann die über Ihn laufenden Texte technisch recht einfach mitkopieren.
Telefax funktionierte noch nie fehlerfrei und jeder, der die Hochzeiten der Fax-Kommunikation noch erlebt hat, kennt die Probleme mit "Fehlermeldung im Sendebericht". Wichtigen Fax hat man immer einen Kontrollanruf hinterhergeschickt "ist es vollständig lesbar angekommen ?". Abgesehen davon, daß man das inzwischen leider auch mit wichtigen E-Mail machen sollte, bitten wir wichtige Fax an uns auf unsere IFax-Nummer zu senden: +49-521-92272722. Dies funktioniert so fehlerfrei, wie technisch eben möglich.
In Langform:
Noch in 2004 hat man mit einem Anteil an SPAM an allen mail von 50% gerechnet und hielt dies schon für ein Problem. Seit 2007 rechnet man damit, daß tatsächlich über 90% aller versendeten mail SPAM sind. Im Geschäftsverkehr können wir entsprechend in den letzten 2 Jahren beobachten, daß das an sich enorm effiziente Kommunikationsmittel E-Mail immer öfter
- verzögert ankommt
- ganz verloren geht
- in Filtern beim Empfänger hängen bleibt und oft dort verloren geht
Dies trifft uns als Unternehmen mit Sitz in Russland besonders, da E-Mail von russischen Servern bei SPAM-Filtern zunächst mal unter Generalverdacht stehen. Das ist ein Erfahrungswert.
Dazu kommen weitere erhebliche Nachteile:
E-Mails können prinzipiell auf jedem Rechner gelesen werden, den die Nachricht auf ihrem Weg vom Absender zum Empfänger passiert. Das sind auf dem Weg von Russland nach Deutschland in aller Regel zwischen 6 und 10 Rechner ! Zieht man eine Analogie zur Briefpost, ist eine E-Mail also eher mit einer Postkarte vergleichbar als mit einem Brief, der durch einen Umschlag vor neugierigen Blicken geschützt ist.
Ähnlich einfach wie bei einem Brief oder einer Postkarte lassen sich E-Mails mit einer falschen Absenderadresse verschicken, was zum Beispiel bei Spam oft zu beobachten ist. Empfänger-, Kopie- und Blindkopie-Adressen (im E-Mail-Kopf gekennzeichnet mit TO, CC beziehungsweise BCC) lassen sich gleichermaßen fälschen (Mail-Spoofing).
Ein allgemeines Verbot, E-Mails zu veröffentlichen, gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz nicht. In der deutschen Rechtsprechung (OLG Rostock, Beschluss vom 17. April 2002 – 2 U 69/01) gilt hinsichtlich Geschäftsbriefen, die im Rahmen einer vertraglichen Zusammenarbeit gewechselt werden, eine ungeschriebene vertragliche Nebenpflicht beider Vertragsparteien, die Briefe oder E-Mail vertraulich zu behandeln. Allerding bei E-Mail nur, wenn diese verschlüsselt versandt worden sind. Umkehrschluss: Versenden Sie eine unverschlüsselte E-Mail, haben Sie keine Grundlage, sich über deren Verschwinden, Veröffentlichung oder Mitlesen zu beschweren.
E-Mails haben wenig Beweiskraft, da der Sender bei den herkömmlichen Protokollen und Log-Mechanismen keine Möglichkeit hat, zu beweisen, wann er was an wen versendet hat und ob der Empfänger die E-Mail erhalten hat oder ob sie tatsächlich abgesendet wurde.
Die E-Mail wurde, anders als zum Beispiel Telefon oder Internet Relay Chat, nicht für zeitgleiches (synchrones) Senden und Empfangen entwickelt, sondern ist wie Briefpost ein asynchrones Kommunikationsmedium – der Sender kann seine Nachricht auch senden, wenn der Empfänger sie nicht sofort entgegennehmen kann.
Die Laufzeit der E-Mail kann ein Problem darstellen, da sie – anders als zum Beispiel beim Telefax – nicht vorhersehbar ist und unter ungünstigen Voraussetzungen stark schwanken kann. Die Schwankungen der Laufzeit werden durch eine Vielzahl von Parametern beeinflusst, vor allem durch die Auslastung der beteiligten Mailsysteme sowie der für E-Mail bereitstehenden Übertragungskapazität der die Mailsysteme verbindenden Leitungen. Ist der Mailserver des Empfängers länger nicht erreichbar, oder wird die Mail nur in großen Zeitabständen auf den Server des Empfängers übertragen, kann es durchaus zu Laufzeiten von einigen Tagen kommen.
Zusammenfassung: Wir nutzen E-Mail wie die Mehrzahl der Unternehmen heute inzwischen als Hauptkommunikationsmittel neben dem Telefon. Wir wissen aus Erfahrung, daß bei neuen Geschäftspartnern in etwa 1 von 10 Fällen der Informationsaustausch per E-Mail am Anfang nicht klappt. Später (nachdem wir auf die weisse Liste gekommen sind) legt sich das dann. In einem von 20 Fällen bleibt der Informationsaustausch per E-Mail und die Zustellung von Nachrichten dauerhaft unsicher. Dies hat in der Vergangenheit besonders "gut eingerichtete" größere Unternehmen betroffen, in denen die IT-Abteilung die Vielzahl von Filtern, Feuerwänden, Kopier und Abwehrmaßnahmen, die dort getoffen werden, teils selbst nicht mehr im Griff hat. Kleine Unternehmen sind meist übersichtlicher ausgerüstet und weniger betroffen.
Wenn man sich einmal damit abgefunden hat, daß vertrauliche Inhalte nicht in unverschlüsselte E-Mail gehören und das eine versendete E-Mail anders als ein Brief (von denen in Deutschland nur 1 von 1 Millionen verloren geht) eine Verlustrate im Prozentbereich haben kann, dann ergibt sich trotzdem, daß E-Mail eine so effiziente Art der Kommunikation sind, daß man nicht darauf verzichten sollte. Aber um die Nachteile wissen und sich entsprechend verhalten.
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H I N W E I S E F Ü R D E N P O S T V E R S A N D
Bitte senden Sie nichts mit normaler Post nach Russland. Die Laufzeiten sind mehrere Wochen und die Frage, ob die Sendung überhaupt ankommt, ist ... na ja ... nicht direkt offen, aber sicher ist es auch nicht.
Bitte senden Sie uns Dokumente grundsätzlich nur per Kurier (DHL, Fedex, DPD, UPS oder andere). Wir empfehlen DHL, da die in Russland eine komplette, eigene und gute Infrastruktur haben. Die anderen Dienste arbeiten mit unterschiedlichen und wechselnden örtlichen Partnern zusammen, kontrollieren die Versendung und oft auch den Import also nur beschränkt selbst.
Bitte senden Sie grundsätzlich nur Dokumente und keinesfalls Waren ! Auch keine Kisten mit Katalogen. Auf Waren (auch Drucksachen) sind sehr hohe Zölle fällig und das Verfahren der Verzollung (Deklaration) selbst ist auch teuer. Pro Sendung müssen Sie ab 400 € Kosten rechnen. Selbst wenn Sie den Warenwert mit annähernd null beziffern. Also: Warensendungen und Kataloge nur über Bad Berleburg oder im Koffer mitnehmen. Bitte fragen Sie bei Sendungen über unser Büro in Bad Berleburg vorher nach den Kosten.
Vielen Dank !
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H I N W E I S E P A K E T V E R S A N D
Bitte senden Sie uns Pakete ausschließlich zu unserem Büro nach Bad Berleburg - Arfeld. Dort werden die Pakete mit Mustern und Prospekten etwa einmal im Monat zu einer Versendung zusammen gefasst und per LKW via Lappeenranta (Finland) nach St. Petersburg transportiert. Dies ist die bewährte, kostengünstigste und effizienteste Art, Muster und Prospekte nach Russland zu bekommen. Eine Kiste mit 5-10 kg kostet dennoch ab etwa 80 €, je nach angegebenem Warenwert (insbesondere bei Drucksachen) auch entsprechend mehr. Das ist weniger, als die mindestens 400 €, die eine Versendung über einen Paketdienst kosten würde (da ist vor allem die Einfuhrverzollung extrem teuer), aber immer noch teuer.
Deshalb empfehlen wir grundsätzlich Prospekte und Drucksachen ausschließlich in Russland anfertigen zu lassen.
Muster können im Koffer bei Besuchen mitgebracht werden.
Messen: Schon wenige Ausstellungsstücke nach Russland und zurück transportieren zu lassen, kostet z.B. bei Danzas oder Schenker für 250 kg rund 5.000 - 8.000 € insgesamt für Frachten, Papiere und Grenzformalitäten. Lassen Sie sich nicht täuschen: Die reine Fracht nach Russland ist vergleichsweise günstig, da kommen unzählige Positionen oben drauf. Bei uns sagt man intern, daß der Kunde den "Schenker-Schock" habe, wenn mal wieder jemand denkt, er müsse noch schnell eine Palette mit einem Ausstellungsstück nach Moskau senden und dann nachher die Rechnung sieht. Tun Sie es nicht. Fragen Sie !
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